Het belang van een juiste factuur

Heel weinig facturen die worden opgemaakt door ondernemers in Nederland voldoen aan alle eisen die de wet daar op dit moment aan stelt. Dat blijkt in de praktijk en kan ook worden vastgesteld door eens te googlen naar factuurvoorbeelden. U zult er veel tegen komen, maar helaas ook veel, die niet voldoen aan alle eisen die de wet daaraan stelt. Het belang van een juist opgemaakte factuur kan beperkt zijn. Ook hier geldt: 'De praktijk redt zich wel...'. Een 'adagium' waar nog vaak het woordje 'Ach...' aan vooraf gaat... Toch meen ik dat het van belang wordt klanten te gaan wijzen op de factuureisen. Hier zijn heel veel formele argumenten voor te noemen. Ik zal mij nu beperken tot een paar opmerkingen. Bedenk dat een onjuiste factuur tot de formele conclusie leidt dat de op de factuur vermelde BTW niet aftrekbaar is. Bedenk dat dit argument weinig voorbij komt in de praktijk, totdat het gaat om een kwestie waarbij de Belastingdienst die geclaimde voorbelasting graag wil weigeren. En hoe is het dan civielrechtelijk gesteld met de maker van de factuur? De BTW wordt op een aantal punten steeds formeler. Als je kijkt naar andere lidstaten dan verbaast dat niet. Wij waren in Nederland misschien altijd wel erg informeel in deze. Het wordt tijd te gaan beoordelen welke formele afwijkingen wel acceptabel zijn en welke niet. Beginnen met juiste facturen is dan een eenvoudige en makkelijk te implementeren stap. Bij de stukken van de lezing van volgende week zijn onder meer juiste factuurvoorbeelden gemaakt.

Voortaan eerder factureren!

Ondernemers die diensten verrichten over de grens waarbij volgens de nieuwe regels de BTW verschuldigd is bij de afnemer, dienen veelal eerder te gaan factureren. We zijn in Nederland gewend dat de BTW verschuldigd is op het moment dat die wordt uitgefactureerd. Zo is er dus niets aan de hand als een dienst in januari aan het einde van februari wordt gefactureerd. Dan is de BTW verschuldigd, zodat die voor het einde van maart op de aangifte moet zijn verantwoord en betaald. Vanaf januari geldt voor diensten over de grens, dat het moment van de dienst het moment is waarop de BTW verschuldigd is. Dat is vooral van belang bij diensten die ondernemers afnemen van andere ondernemers over de grens. Voor ondernemers die diensten verrichten aan anderen over de grens betekent het in veel gevallen echter wel dat zij eerder moeten factureren. De afnemer moet in staat zijn de verschuldigde BTW op de juiste aangifte te vermelden. Ook moet de dienst juist gelist worden. Dit betekent dat dezelfde dienst voor 15 februari moet zijn gefactureerd en dat de afnemer voor het einde van februari de BTW moet hebben voldaan.

Facturen en BTW

Alweer jaren geleden zijn de factuureisen aangescherpt in verband met de regels voor de heffing van BTW. Er zijn 12 eisen die aan een factuur worden gesteld, om het een goede factuur te laten zijn voor de BTW. Ik heb wat gegoogled of er goede voorbeelden te vinden zijn op het Internet. Helaas wel veel voorbeelden, maar weinig voorbeelden die geheel compleet zijn. Een veel vergeten eis is bijvoorbeeld het 'moment waarop de levering of dienst is verricht' per prestatie. Denk daarbij bijvoorbeeld aan onze eigen facturen voor onze eigen adviesdiensten. Meestal wordt het moment van de dienst niet vermeld. Als het wel wordt vermeld, dan alleen als er (uitgebreid) wordt gespecificeerd. In het verleden was dit niet zo’n heel erg belangrijke eis. Nederland heeft gebruik gemaakt van de mogelijkheid om het moment dat de factuur wordt uitgereikt het moment van verschuldigdheid van BTW te laten zijn. Met de nieuwe regels voor de plaats van dienst en de listing en matching die daarbij hoort, kan dit niet meer. De staatssecretaris is een praktisch mens (te praktisch soms, als hij gestolen informatie heelt, maar dat terzijde), maar hier ontkwam hij niet aan. Voor diensten over de grens, waarbij de verleggingsgregeling geldt, geldt als moment van verschuldigdheid het moment van de dienst. Om die reden wordt het ook belangrijker dit moment op de factuur te vermelden. Over dit soort dingen gaat de lezing in januari. We hebben factuurvoorbeelden gemaakt voor 7 verschillende situaties. Die kunt u direct naar uw klanten sturen ter controle. Dit is een goed moment om dit soort zaken op orde te krijgen in uw klantenbestand (en eventueel bij uw kantoor)...

BTW verschuldigd door vermelding

Vrijwel iedereen zal er mee bekend zijn dat BTW verschuldigd is als je het op een factuur vermeld. Dit systeem is uitgewerkt in art. 37 van de Wet OB. Dit is één van de wat kleinere onderwerpen die aan de orde komt bij de eerstvolgende lezing van Bennett. Inspecteurs grijpen vaak naar dit artikel in situaties van conflict. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat BTW is berekend aan een buitenlandse afnemer. Als de inspecteur meent dat dit ten onrechte is gebeurd, dan is de BTW niet aftrekbaar bij de afnemer, maar wel verschuldigd bij degene die de factuur heeft gemaakt. Niet aftrekbaar, omdat het niet om op juiste wijze berekende BTW gaat. Deze aftrek is vaak eenvoudig te weigeren, omdat deze meestal pas later, soms na verloop van het jaar, door de buitenlander in Heerlen wordt terug gevraagd. De BTW blijft verschuldigd in Nederland, omdat we art. 37 hebben. Dan gaan we crediteren en lopen tegen de voorwaarden aan die daarvoor gelden. Ik heb ze eerder in dit weblog al eens kort aangehaald. Kan heel lastig worden om dit op te lossen, in die zin dat het oplosbaar is maar heel veel inspanningen kost. Vandaar dat het wel goed is om te weten onder welke omstandigheden art. 37 Wet OB niet kan werken. Dat is het geval als degene die de factuur maakt geen ondernemer is (of 'belastingplichtige' in de zin van de Richtlijn), of de afnemer dat niet is.